企业信息化平台建设及档案管理(徐红霞)

在个人总结里聊了生活上的事情,在调研报告里面就写写工作上的事情好了。我并不是一个很能扯八股讲道理的人,学的也是理工科,也没有指望用语言的艺术去说服别人。大道理和大方向我想其他人的调研报告里一定写了很多,我就写写那些我所看到的或者经历的“小事儿”。

我实习所在的单位是四川省港荣投资发展有限责任公司,所在部门是人力资源部,所负责课题为企业信息化平台建设及档案管理(微调后)。

这次的调研报告我准备分为三部分进行:工作汇报、各类建议杂谈和附录。工作汇报部分我主要介绍这一个月来那些我做过的可以汇报的工作,各类建议杂谈部分介绍我所见的企业服务中心可以改进的地方以及大方向上我的几点愚见,附录部分放一些补充资料。


1.工作汇报

1.1宣传册翻译纠错

在进入公司后的第一周,我并没有被安排什么实际的工作内容,故借此机会我浏览并学习了港荣公司的档案管理类文件。为了弥补自己在档案管理方面专业知识的缺失,我还趁此机会将《现代档案管理》一书看完并做了详细的笔记。第一周刚开始,综合行政部的经理赵鑫便给了我一份由港荣公司的子公司——广港广告公司制作的介绍港荣公司的宣传册。宣传册制作较为精美,我也借此了解了公司的历史。{公司历史}但浏览中我发现,宣传册的英文部分并不尽如人意,故在争得了赵经理的同意后,我便用闲暇时间整理出了这份宣传册英文勘误。

     临港开发区公司化运作平台。

原翻译:The Corporatized Operation Platform for Lingang

修改:A corporatized platform for Lingang development zone (不要 operation)

     临港之于beplay|娱乐官网,不仅是一个沿江开发区,更是产业转型升级的新高地

原翻译:Lingang Is to Yibin, Not Only a Development Zone besideRiver, but a Dream Land for Business Advance and Transformation

修改:For Yibin, Lingang is not only a riverside development zone,but a new highland for industrial transformation and upgrading. (我非常确定后半句是 Chinglish,但是似乎也没有办法,可能是中国特色口号)

     国家级经济技术开发区产业港,开放港,创新港

原翻译:National Level Economic and Technological Development Zone

Industrial Harbor, OpeningHarbor, Innovative Harbor

修改:National economic and technological development zone    

Industrial, opening-up, andinnovative harbor

     港荣之于临港,不仅仅是已经一家大型国有企业,更是构筑产城发展高度的市场主体

原翻译:Gangrong Is to Lingang, Not Only a Large-scale State-ownedEnterprise, but an Important Part to Establish the Height of Lingang Industrialand Urban Development

修改:For Lingang, Gangrong is not only a large-scale state-ownedenterprise, but a market entity for industrialization and urbanization.

     临港开发区公司化运作平台资本运作平台,产业发展平台

原翻译;Corporatized Operation Platform for Lingang Economic andTechnological Development Zone

Platform for Capital Operationand Industrial Development

修改:Corporatized platform for Lingang development zone

Platform for capital operationand industrial development

     长江起点门户产业生态港城

原翻译:Beginning Port along The Yangtze River

Industrial and EcologicalHarbor City

修改:Starting port of the Yangtze River

Industrial and ecological harbor city

     临港之于beplay|娱乐官网,港兴城兴港荣之于临港,城荣港荣

原翻译:Lingang Is to Yibin for Prosperity

Gangrong Is to Lingang forGlory

修改:If Lingang rise, Yibin rise as well.

If Gangrong prosper, Lingangprosper as well.  (中文文案有问题)

     港荣投资,构筑产城新高度

原翻译:Gangrong Investment, Establishing New Industrial and UrbanHeights

修改:Gongrong Investment, get to new heights of industrializationand urbanization of Yibin

     立足临港建设临港服务临港经营临港

原翻译:Base on Lingang

Build Lingang

Serve Lingang and OperateLingang

修改:Stand on Lingang,其他不变

     四川港荣投资发展有限责任公司(原beplay|娱乐官网市开发建设投资有限公司)系beplay|娱乐官网市政府所属的大型国有独资企业,注册资本11亿元,经营范围为项目融资投资管理、市政基础设施、公共设施建设、房地产开发经营与土地管理、商业投资开发和旅游开发经营及物业管理等。

公司总体定位为beplay|娱乐官网临港经济技术开发区公司化运作平台,担负临港开发区资本运作、城市建设和产业发展的市场主体基本职能,秉承“立足临港、建设临港、服务临港、经营临港”的宗旨,按照“政府主导、市场运作、企业经营”的总体思路,全面参与临港开发区投资开发和建设。

公司主要涉足地产、金融、能源、文化传播、建设、物业经营、招商服务等领域,拥有港腾地产、临港建设、中港能源、广港传媒、临港房产等多家股权企业,同时在政府指导下与社会资本广泛合作,引导和参与PPP等项目实施。

原翻译:Sichuan Gangrong Investment &Development Co.,Ltd.(former: Yibin Municipal Development Construction and Investment Co., Ltd.), asa large-scale enterprise solely funded by the State affiliate to YibinMunicipal People’s Government with a registered capital of CNY 1,1 billion,engages in project financing, investment and management, public infrastructureand facility construction, real estate development and operation and landarrangement, commercial investment and development, tourism development andoperation, property management etc.

The company is positioned tobecome the operating platform for Yibin Lingang Economic and TechnologicalDevelopment Zone, undertaking the basic functions as the marketing and capitaloperation platform for the development zone and the market entity for urbanconstruction and industrial development. Following the principal of “Base onLingang, Build Lingang, Serve Lingang and Operate Lingang” as well as theoverall idea of “government guidance, market operation and company management”,the company aims to comprehensively participates in the investment, developmentand construction of Yibin Lingang Economic and Technological Development Zone.

The company now mainly engagesin real estate, finance, energy, culture transmission, construction, propertymanagement, owns a number of equity enterprises, such as Gangteng Real Estate,Lingang Construction, Zhonggang Energy, Guanggang Media and Lingang propertyManagement, and extensively participates in the construction of PPP and otherprojects under the guidance of government.

修改:Sichuan Gangrong Investment & Development Co., formerlyknown as Yibin Municipal Development Construction and Investment Co., is alarge-scale enterprise owned by Yibin People's Government with a registeredcapital of 1.1 billion yuan. It engages in project financing and investment management,municipal and public infrastructure construction, real estate development andoperation and land consolidation, commercial investment and development,tourism development and operation, property management and etc.

The company is positioned tobecome the corporatized platform for YIbin Lingang Economic and TechnologicalDevelopment Zone, undertaking the basic functions as the market entity ofcapital operation, urban construction and industrial development for thedevelopment zone. Following the principal of "Stand on Lingang, buildLingang, serve Lingang and Operate Lingang" as well as the overall idea of"government guidance, market operation and compny management", thecompany aims to comprehensively participate in the investment, development and constructionof Yibin Lingang Economic and Technological Development Zone.

The company now mainly engagesin real estate, financing, energy industry, culture communication,construction, property management. It owns a number of holding companys such asGangteng Real Estate, Lingang Construction, Zhonggang Energy, Guanggang Mediaand Lingang Property Management. It extensively participates in theconstruction of PPP and other projects under the guidance of the government.

     金融投资城市运营市政建设能源开发文化传播物业经营

原翻译:Financial Investment, City Operation, MunicipalConstruction, Resources Development, Cultural Communication, PropertiesManagement

修改:能源开发改为Energy development,物业经营改成property management,文化传播改成culture communication,其他不变。

     因为临港,世界本就平坦何处寻觅,此地便是蓝海

原翻译:The world is flat because of Lingang

No need to find, for this isthe blue sea

修改:find改为look for,因为find有找到的意思,而寻觅显然不包含这个意思。另外蓝海应翻译为blueocean,因蓝海战略的翻译为BlueOcean Strategy。

     设计策划

原翻译:Design by…

修改:Designed by…

原本这并不是我的工作,但多做些事情也没什么不好。另外,通过这次翻译纠错,我也大致了解了港荣公司的历史,其实并不吃亏。

1.2人事档案电子化

第二周开始,我的工作正式步入正轨。港荣公司目前为止并没有一个专门的档案室,所有的项目档案都由各个主管部门自行保存。由于我的实习期较短,而公司大部分的工程都是需要好几个月时间跟进的大项目,故我半路插足显然并不现实。思索后,我决定从人力资源部的人事档案开始整理,因为人事档案相对独立,并不具有人与人之间的联系,我作为公司的编外人员,也不会在看到大家的档案之后有什么想法。人力资源部的同事文静姐将档案柜的钥匙交给了我,之后的整理由我一个人全权负责。

首先是所有档案的电子化。这件事情说起来简单,实际做起来其实相当繁琐。首先我需要将每个档案袋中的内容物取出,将订好的文件拆解,然后单面与双面文件分开扫描。由于双面扫描的时候特别容易卡纸,所以扫描时不能离开,每一份原件都需要格外注意。遇到实在无法双面扫描的文件,例如卡纸超过两次,纸张非常薄且脆弱,已装订成册无法拆解,以及贴有照片的档案,则需要放在一体机的影印位进行扫描。每一份档案扫描完成后,需要将刚才拆解的文件重新装订好再放回。将所有文件扫描完后,还需要将一体机自动生成的pdf文档按照文件份数来切割,每一份文档重新命名方便人力资源部进行查找。这件事情做完之后,再拿出原本放好的档案,将每个人的档案袋中的文件拿出,与电子档案校对是否有错漏,之后再按一定的顺序将档案袋内的文件整理好,档案袋上如果有没有记录的文件名称,则需要再加上。如果有档案袋破损,则必须更换。做完了这些之后,将档案袋先按照在职、外派和离职的顺序放好,再将每一类按照姓名的首字母顺序排序。排序完成后,在每一个档案袋的侧面手工加上一个标注有姓名的索引条,用以方便人力资源部的员工查找。最后,再将每个索引条用胶带覆膜,以延长使用寿命。

以上便是我在人力资源部的档案整理工作内容,也是我花费时间精力最多的事情。补充资料中为整理完成后的电子档案及纸质档案概况。在这一个月中,我共计整理完成了近2000份人员资料,为之后人力资源管理的工作提供了极大的便利。

1.3企业微官网的制作

在第二周时,我从综合行政部的代娇娇处了解到,港荣公司有一个微信公众号,但公众号的微官网入口目前仍然处在未开放阶段,问我是否可以做一个这样的手机微官网。于是我用了大概两周的时间写了一个网页架构。下面是网页主体部分的html源代码。网页的大致样子在补充资料中。

<html>

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        <title>港荣投资</title>

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1.4各类其他工作概述

除了上面所说的这些工作以外,在工作之余我还帮助人力资源部做一些小事儿,比如负责每周三的视频学习会议,读书汇报会的准备。另外,整理完了人事档案之后,我还参与了党支部档案的整理,以及人员任职档案的整理。

目前,除了已经完成的工作外,我还在筹划人事管理系统的程序编写,这件事儿可能需要我到学校之后再继续花点时间琢磨。


2.各类建议杂谈

说完了自己的主要工作,接下来说说我对beplay|娱乐官网和临港的印象。说起beplay|娱乐官网,万里长江第一城的头衔和五粮液自然是避不开的。然而在beplay|娱乐官网的一个月时间里,我印象最深刻的是beplay|娱乐官网的燃面和凉糕,西瓜和李子。真是好吃到哭。如果不是语言沟通的障碍,我觉得以后在这里生活也没什么不好。说起语言,我的第一个建议便是推广普通话。大家都说四川话虽然确实很亲切,但如果像我这种异乡人想要进这样的企业,首先语言方面就是一个障碍了。如果在杭州的公司内部人员说的都是杭州话,在苏州的公司内部员工说的都是苏州话,那很多优秀的人才是不是就因为语言平白无故流失了?这样是不是就太可惜了。

另外一件事情让我印象比较深。我每天去上班的时候,做到位置上之后需要插笔记本电脑的电源。每次插电源的时候插线板都会蹦出电火花,这挺让我心惊肉跳的。隔壁桌同事用的手机充电线已经破损得露出了里面导线,脏兮兮的却依然在用。以及有的时候我早上第一个到办公室,打开办公室门,因为空调一夜未关,桌面上居然有一层薄薄的水汽。所以我的第二个建议是加强企业服务中心的节能与安全意识,居安思危,别等到事故发生才后悔莫及。

第三个建议关于食堂。据说食堂是外包的,12元一餐自助。就我自己的就餐体验来说,似乎并不太好,菜品少西瓜总是抢不到,12点开始供应饭菜12点半已经收拾完了。附近没有小卖部要是中午错过了饭点儿就没东西吃,这实在是太可怕了。希望饭菜可以种类丰富菜品多,实行窗口打饭菜机制,增加水果点心供应。另外吃完后大家可将饭菜盆拿到指定地点,也为后来的人让出桌子来。

还有一些建议是关于这次社会实践的。实践期太短这是其一,大家还刚刚觉得自己开始上手了就要走了。如果以后可以将实践与就业结合在一起,如果双方都觉得合适直接签订合同,到毕业后跳过企业实习阶段直接开始正式工作,那是再好不过。另外,建议企业先定一个大方向的需求,每个学生在到达企业服务中心后与企业沟通,然后再确定课题,这样就能充分利用浙大学生的专业知识,而不是像我这样后面更改课题,浪费了之前的时间。

还有一些建议是关于beplay|娱乐官网的。我觉得作为理工科的学生自己似乎也不像社会学的学生那样能分一二三四提出各方面的问题。我自己的感受是beplay|娱乐官网确实发展得不错。这是个会醒到很晚的城市,给了我很浓的工业气息,却没有给我太强的文化气息。这里需要大学城,而不只是孤零零的beplay|娱乐官网学院。这里需要一个功能健全的图书馆,而不是一个几十年前的旧书摆满了书架,自修室用着改革开放时期的电扇的地方。

在beplay|娱乐官网实践结束以后,我又到四川的各地游玩了一番,最终在成都待了半个月。beplay|娱乐官网和成都之间确实很不一样,刚到成都的时候我便在成都博物馆兜转了两天,它的深厚文化确实让我折服,而春熙路的繁华也让人印象深刻。写完这篇总结的时候我在四川省图书馆,这里有许多和我一样看书学习的人,我感觉并不孤单。

祝愿beplay|娱乐官网有一天也变得强壮而优雅。

3.补充资料

图3.1 人事档案电子化后每个员工的文件夹

图3.2 每个员工的文件夹打开后为其各类文件

图3.3 整理完后整个人事文件夹的文件数及大小

图3.4 整理完后的纸质人事档案

图3.5 港荣微官网的设计与实现